TIETOSUOJASELOSTE

Soul LKV Oy

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

REKISTERINPITÄJÄ

Roope Rousu

Soul LKV Oy  

Osoite: Konepajankuja 1, 00510 Helsinki

Puhelin: 040 509 7238

Sähköposti: toimisto@soullkv.fi

YHTEYSHENKILÖ TIETOSUOJA-ASIOISSA

Roope Rousu

Puhelin: 040 509 7238

Sähköposti: roope.rousu@soullkv.fi

Postiosoite: Konepajankuja 1, 00510 Helsinki

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Soul LKV Oy:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”).

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?

1. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Asiakasrekisterissä käsiteltävien henkilötietojen osalta noudatamme tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita. Henkilötietojen käsittelyssä tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä selosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

2. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

 a) Sopimus- tai asiakassuhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on:

- Rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa.

- Toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa.

- Sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.

 b) Lainsäädäntö

Kiinteistönvälitysliikkeitä koskevan lainsäädännön (esim. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä) sekä muun lain mukainen tietojen käsittely.

 c) Rahanpesun valvonta

Rahanpesulain (444/2017) mukainen tietojen tallentaminen, säilyttäminen ja käsittely rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi, paljastamiseksi ja selvittämiseksi.

 d) Suostumus

Jos tietojen tallentaminen ei perustu edellä mainittuihin perusteisiin, pyydämme asiakkailta suostumuksen tietojen käsittelyyn.

3. Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

- Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

- Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja parantaminen

- Laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen

- Mainonnan kohdentaminen

- Palveluita koskeva analysointi ja tilastointi

- Asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta

- Rekisterinpitäjän ja muiden osapuolten oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen

- Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

- Muut vastaavat käyttötarkoitukset

 4. Tietojen saamatta jäämisen seuraamukset

Jos rekisterinpitäjä ei saa tarvittavia tietoja, asiakassuhdetta ei voida aloittaa tai jatkaa, eikä palveluja voida tarjota.

ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?

 Asiakasrekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

- Perustiedot: nimi, osoite, kieli

- Henkilötunnus ja yritystunnus tunnistamista varten

- Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

- Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot

- Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

- Mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan itse antamat tiedot

- Palveluiden tapahtumatiedot

- Reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot

- Vuokralaisen luottotiedot ja taloudelliset tiedot

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään esimerkiksi:

- Nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

- Oikeushenkilön tiedot: rekisterinumero, rekisteriviranomainen, toimiala

- Edustajan ja tosiasiallisten edunsaajien tiedot

- Henkilöllisyyden todentamisessa käytetyt tiedot ja asiakirjat

- Asiakkaan toimintaan ja taloudelliseen asemaan liittyvät tiedot

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään 5 vuotta tai lain edellyttämissä tapauksissa pidempään. Muut henkilötiedot poistetaan, kun säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään, viranomaisrekistereistä ja muista luotettavista lähteistä. Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään asiakkaan luvalla.

TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN ANTAA?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa rajoissa ja sopimusten toteuttamiseksi esimerkiksi viranomaisille, kaupan osapuolten pankeille ja isännöitsijälle. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman riittäviä suojatoimia.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Tiedot kerätään suojattuihin tietokantoihin, joihin pääsevät vain tarpeelliset henkilöt. Ulkoistetuissa palveluissa huolehditaan tietosuojan asianmukaisuudesta sopimuksilla.

ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VOIN TOIMIA VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN LAINMUKAISUUDEN?

1. Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja saada tiedot itselleen tai siirretyksi kolmannelle osapuolelle.

2. Virheellisen tiedon oikaiseminen: Asiakkaalla on oikeus oikaista virheelliset tiedot.

3. Tietojen käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tietojen poistaminen: Asiakkaalla on oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä ja pyytää tietojen poistamista.

4. Suostumuksen peruuttaminen: Asiakas voi peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen käsittelyyn.

5. Erimielisyydet: Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen perusteella automatisoituja päätöksiä eikä profilointia.

Tämä tietosuojaseloste päivitetään tarvittaessa, ja ajantasainen versio on saatavilla Soul LKV Oy:n verkkosivuilla.